Veelgestelde vragen met betrekking tot de klachtenprocedure
Laatste update op: 18-01-2011 09:58
Wie kunnen er klagen?
Vaak zal het gaan om een ouder of verzorger van een leerling, of een leerling zelf, die een klacht bij de commissie indient. Gaat het om een leerling van het primair onderwijs dan is het per definitie alleen de ouder of verzorger die een klacht kan indienen. Gaat het om een leerling van het voortgezet onderwijs, dan kan de leerling ook zelfstandig een klacht indienen. Maar ook een lid van het personeel, van de schoolleiding of van het schoolbestuur kan een klacht indienen. Daarnaast valt ook een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de school als klager aan te merken. In feite kan dus iedereen die deel uitmaakt van de schoolgemeenschap een klacht bij de commissie indienen. Verder neemt de commissie ook klachten in behandeling van (de ouders van) ex-leerlingen. Ex-personeelsleden kunnen niet klagen.
Hetgeen waarover geklaagd wordt, mag niet langer dan een jaar voor het indienen van de klacht hebben plaatsgevonden. Slechts bij uitzondering zal de klachtencommissie van die termijn afwijken.
Over wie kan geklaagd worden?
Een aangeklaagde moet deel uitmaken van de school¬gemeenschap. Vaak zal dat een personeelslid, de directie of het schoolbestuur zijn. Maar het kan dus evengoed gaan om iemand die op een andere wijze bij de school is betrokken, bijvoorbeeld iemand die werkzaam is invalkracht, of (een ouder) die als vrijwilliger aan de school verbonden is.
Als uitzondering geldt dat ex-personeel niet onder de definitie van aangeklaagde valt. Men kan dus niet klagen over iemand die op het moment van het indienen van de klacht bij de commissie niet meer aan de school werkzaam is, tenzij die persoon op dat moment werkzaam is op een school die valt onder hetzelfde schoolbestuur.
Waarover kan een klacht gaan?
De klacht dient betrekking te hebben op een gedraging of beslissing van het personeel van de school of het schoolbestuur, dan wel het nalaten van een gedraging of het niet nemen van een beslissing.
Veel voorkomende klachten zijn bijvoorbeeld: de slechte communicatie tussen de school en de ouders van een leerling; het niet adequaat optreden tegen pestgedrag; de gebrekkige begeleiding van een leerling; het niet (tijdig) onderkennen van problemen op didactisch niveau, bijvoorbeeld dyslexie; een slecht pedagogisch klimaat in de klas; de wijze waarop de school gevoelens van onvrede of klachten behandelt; seksuele intimidatie; problemen inzake het informeren van gescheiden ouders en conflicten tussen een docent en de werkgever, opgelegde straffen of maatregelen.
De klachtencommissie beschikt niet over middelen om concrete maatregelen te treffen of (geld)vorderingen toe te wijzen.
Waar moet de klacht (het klaagschrift) aan voldoen?
De klacht moet schriftelijk bij de klachtencommissie worden ingediend. Van de klager wordt verwacht dat hij alle op de zaak betrekking hebbende stukken meestuurt. De klachtencommissie stuurt na de ontvangst van het zogeheten klaagschrift een ontvangstbevestiging en zij stuurt klager om de informatie aan te vullen een vragen¬formulier, met het verzoek dit ingevuld te retourneren. Tevens ontvangt de klager het reglement van de klachtencommissie.
Hoe verloopt de procedure verder?
Zodra het door de klager ingevulde vragenformulier bij de klachtencommissie binnen is, worden kopieën van het klaagschrift en het vragenformulier doorgestuurd naar degene die wordt aangeklaagd. Indien alleen het schoolbestuur wordt aangeklaagd, ontvangt alleen het schoolbestuur de stukken in afschrift. De aangeklaagde krijgt vier weken de tijd om een schriftelijk gemotiveerd standpunt in te dienen. Aan het schoolbestuur wordt verzocht om een aantal exemplaren van de schoolgids en de voor de school geldende klachtenregeling naar de klachtencommissie te sturen. Wanneer de reactie van de aangeklaagde bij de klachtencommissie binnen is, wordt die in afschrift aan de klager gestuurd. De klachtencommissie doet soms de suggestie om alsnog te proberen om in onderling overleg de klacht op schoolniveau op te lossen, wanneer dat nog niet is gebeurd. De commissie wijst er altijd op dat dit ook kan door de tussenkomst van de vertrouwenspersoon in te roepen.
Waardoor wordt de procedure bij de klachtencommissie gekenmerkt?
De gehele procedure wordt gekenmerkt door openheid. De klager en de aangeklaagde beschikken over dezelfde stukken.
Dat neemt niet weg dat de commissie van alle partijen verwacht dat zij de vertrouwelijkheid van de stukken in acht nemen. Vanzelfsprekend geldt ook voor de commissie dat zij alle gegevens vertrouwelijk behandelt.
Gegevens die betrekking hebben op een klacht worden bewaard op een plaats die uitsluitend toegankelijk is voor de leden van de commissie en de medewerkers van het secretariaat.
Hoe is de klachtencommissie samengesteld?
De klachtencommissie staat in geen enkele directe relatie met de school en het bevoegd gezag.
De klachtencommissie is onpartijdig en onafhankelijk en zij is samengesteld uit een voorzitter, bij voorkeur een jurist die in het dagelijks leven werkzaam is als rechter, en twee leden. In de klachtencommissie zijn diverse deskundigheden vertegenwoordigd zoals juridische, sociaal-medische en onderwijskundige.
Bij de samenstelling van de klachtencommissie in een concrete klacht wordt rekening gehouden met het onderwerp van de klacht.
Wie worden er voor de hoorzitting uitgenodigd?
Wanneer de aangeklaagde de gelegenheid heeft gehad een reactie te geven, wordt er een besloten hoorzitting gehouden. Daarvoor ontvangen de klager en de aangeklaagde een uitnodiging. Tijdens deze zitting wordt de klacht door de commissie behandeld en krijgt iedereen de gelegenheid een toelichting te geven. In de regel wordt drie weken vóór de zitting plaatsvindt de uitnodiging voor de hoorzitting verstuurd.
Wat gebeurt er op de hoorzitting?
Tijdens de zitting krijgen de partijen de gelegenheid hun standpunten toe te lichten, en te reageren op de standpunten van elkaar. Bovendien zullen de voorzitter en de leden van de klachtencommissie vragen stellen aan partijen. Soms hebben partijen hun ’pleidooi’ op schrift gesteld. Dat is aan te raden in ingewikkelde zaken. Partijen kunnen zich ter zitting laten bijstaan door een raadsman. Het is ook mogelijk dat klager of aangeklaagde zich laat vergezellen door een hem of haar vertrouwd persoon. Het is dus niet verplicht, en over het algemeen ook niet noodzakelijk, om gebruik te maken van juridische bijstand. De klachtencommissie zorgt ervoor dat er een veilige sfeer is en dat de aanwezigen gelegenheid krijgen om de punten aan de orde te stellen die zij voor de zaak van belang achten. De klachtencommissie heeft bovendien voor de zitting het dossier al zorgvuldig bestudeerd.
De hoorzitting is niet openbaar. Behalve de partijen wordt doorgaans niemand toegelaten.
De hoorzittingen vinden plaats in vergadercentra in het land die goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer.
Worden partijen al of niet gezamenlijk gehoord?
Op de hoorzitting worden partijen in de regel gezamenlijk gehoord. Dit is anders indien een van de partijen de klachtencommissie gemotiveerd vraagt buiten de aanwezigheid van elkaar te worden gehoord en de klachtencommissie dit toestaat.
Mag de klachtencommissie kinderen (minderjarigen) horen?
Dit is niet gebruikelijk. Het is belastend voor het kind zelf. Mocht dit toch wenselijk zijn, dan dient de klager zich met een schriftelijk verzoek tot de voorzitter van de klachtencommissie te wenden. Hij zal een uitspraak doen of het wel of niet mogelijk is.
Wat zijn de nadelen als ik niet op de hoorzitting verschijn?
De klager staat het vrij om al dan niet op de hoorzitting te verschijnen. De klachtencommissie kan eenzijdig wordt voorgelicht door de partijen die wel zijn verschenen en een verkeerd beeld van de zaak krijgen.
Wat houdt het advies van de klachtencommissie in?
Na het horen van de partijen sluit de klachtencommissie het onderzoek.
Op basis van de stukken en hetgeen ter zitting aan de orde is gekomen doet de klachtencommissie binnen vier weken een uitspraak over het al dan niet gegrond zijn van de klacht. Dit oordeel wordt, meestal met aanbevelingen, aangetekend aan het schoolbestuur gestuurd. De klager en de aangeklaagde ontvangen een afschrift van het advies van de commissie.
Wat moet het schoolbestuur met het oordeel van de klachtencommissie doen?
Het is aan het schoolbestuur om te bezien wat met het oordeel van de klachtencommissie wordt gedaan. Dat blijft dus de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur. Wel is het zo dat het schoolbestuur op grond van de wet verplicht is om de klager en de commissie binnen vier weken na de ontvangst van het advies mee te delen of het oordeel van de klachtencommissie wordt gedeeld en of naar aanleiding van het oordeel maatregelen worden genomen en zo ja, welke.
Het schoolbestuur is ook verplicht om de medezeggenschapsraad van de school terstond te informeren over het oordeel van de klachtencommissie en over de maatregelen die het schoolbestuur naar aanleiding van dat oordeel zal nemen. Hierbij dient het bevoegd gezag de regelingen in acht te nemen over het verwerken van en de bescherming van persoonsgegevens van onderscheidenlijk het personeel, de ouders en de leerlingen.
Hoe langt duurt de behandeling van een klacht door de klachtencommissie?
De gemiddelde duur van de behandeling van een klacht is drie maanden.
Welke beroepsmogelijkheden zijn er tegen het advies van de klachtencommissie?
Partijen kunnen niet in beroep gaan tegen het advies van de klachtencommissie. Met het uitbrengen van het advies is de inhoudelijke behandeling van de klacht door de klachtencommissie geëindigd.
Zijn er kosten voor de klager verbonden aan de behandeling door de klachtencommissie?
Voor de behandeling van de klacht brengt de klachtencommissie de klager geen kosten in rekening.
Reiskosten en de kosten van eventuele rechtsbijstand zijn voor eigen rekening van de klager en de aangeklaagde.
Wat is de rol van de onderwijsinspectie?
De Onderwijsinspectie verwijst alle klachten over het onderwijs door naar de klachtencommissie van
de school. Bij ernstige klachten over het onderwijs wordt de inspectie aangesproken op haar
toezichthoudende functie. Zij kan hierop reageren door een incidenteel onderzoek in te stellen.
De inspectie treedt op als toezichthouder, niet als klachtbehandelaar.
Het is wel mogelijk een kopie van de klacht naar de inspectie te sturen. De inspecteur kan
hierdoor bij een schoolbezoek alerter zijn op problemen in de school.
